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Nachdem Paperless-NGX auf meiner UGREEN-NAS endlich lief, kam der nächste wichtige Schritt:
Wie bringe ich Struktur in das System?
Und vor allem: Wie viel Struktur braucht man überhaupt?
Meine ehrliche Antwort:
Ich habe meine Struktur mehrfach komplett umgeworfen — und das ist völlig normal.
Denn Paperless-NGX arbeitet ganz anders als klassische Ordnersysteme.
Warum Struktur wichtig ist – aber weniger als man denkt
Je mehr ich mit Paperless-NGX gearbeitet habe, desto klarer wurde mir:
Die größte Stärke liegt nicht in Ordnern, Tags oder starren Kategorien, sondern in der OCR-Volltextsuche.
Sobald ein Dokument importiert und verarbeitet wurde, sind z. B.:
- Rechnungsnummern
- Vertragsnummern
- Namen
- Adressen
- Beträge
- Stichwörter
- Firmennamen
in der Suche auffindbar.
Das bedeutet:
Ich muss oft gar nicht wissen, wo ein Dokument liegt — ich finde es einfach über die Suchleiste.
Diese Erkenntnis hat meinen gesamten Umgang mit Paperless-NGX verändert.
Mein Weg zur Struktur: Vom Tag-Chaos zur pragmatischen Lösung
Am Anfang: Ich wollte alles perfekt machen
Ich habe am Anfang jedes Dokument mit vielen Tags versehen:
- Auto
- Haus
- Versicherung
- Steuer
- Energie
- Garantie
- Handwerker
- etc.
Ich war überzeugt: Je genauer, desto besser.
Spoiler: Das war Unsinn.
Die Tag-Liste wurde schnell unübersichtlich und ich habe gemerkt, dass ich mich viel zu sehr mit micromanagement beschäftigte.
Der Wendepunkt: OCR macht 80 % der Arbeit
Der große Vorteil von Paperless-NGX ist die volltextbasierte Suche.
Wenn ich eine bestimmte Abbuchung suche, gebe ich z. B. einfach ein:
„Stadtwerke September 2023 Abschlag“
Und Paperless-NGX zeigt mir das richtige Dokument.
Selbst wenn ich es bei der Ablage komplett falsch getaggt hätte.
Meine heutige Struktur: Korrespondenten zuerst, Tags nur gezielt
Ich habe mich dann für eine viel einfachere Strategie entschieden:
1. Korrespondenten sind die Basis
Ich habe folgende Korrespondent-Gruppen angelegt:
- Banken
- Versicherungen
- Energieversorger
- Haus / Stadt
- Hausverwaltung (für VBR)
- Internet / Telefon
- Amt / Behörde
- Arbeitgeber
- Verträge allgemein
- Händler / Shops
- Handwerker
Je mehr Dokumente ich einsortiert habe, desto besser wurde Paperless-NGX darin, automatisch den richtigen Korrespondenten vorzuschlagen.
Heute trifft das System bei mir rund 80 % der Zuordnungen selbständig.
2. Tags nur für wichtige Dinge
Tags setze ich heute nur noch für:
- Steuer
- Finanzen
- Posteingang (sehr wichtig)
- Archiviert
- Projekte
Insbesondere Posteingang hat meine Arbeitsweise verändert:
Der Tag „Posteingang“
Alle neuen Dokumente — egal ob gescannt oder per E-Mail — bekommen bei mir automatisch diesen Tag.
Vorteile:
- Ich sehe sofort, was neu ist.
- Ich prüfe die automatische Zuordnung.
- Ich ordne Benutzerrechte zu (z. B. Steuer ? auch meine Frau)
- Danach nehme ich das Tag wieder weg.
Und ab da ist das Dokument „aus den Augen, aus dem Sinn“.
Wenn ich es brauche ? Suche.
Ansonsten ? Papiervernichter.
Warum Änderungen jederzeit möglich sind (und völlig unproblematisch)
Ein wichtiges Feature von Paperless-NGX, das vielen nicht bewusst ist:
Man kann jederzeit umstrukturieren – ohne Aufwand.
Ein Beispiel aus meiner Praxis:
Zuerst hatte ich alle Versicherungen im Korrespondenten „Versicherung“.
Später merkte ich:
Für die Steuer wäre es sinnvoll, bestimmte Versicherungen in eigene Korrespondenten zu verschieben.
Früher wäre das ein Chaos gewesen.
Ordner auf, Dateien sortieren, verschieben, doppelt prüfen …
In Paperless-NGX ging es so:
- Versicherungsnamen in die Suchleiste eingeben
- Alle Dokumente anzeigen lassen
- Gesamte Auswahl markieren
- Neuem Korrespondenten zuweisen
Zeitbedarf: 1–2 Minuten.
Keine Fehlersuche, kein Durcheinander, kein Stress.
Und genau deshalb sollte man sich am Anfang gar nicht zu sehr verkünsteln.
Paperless-NGX ist flexibel genug, jederzeit Strukturen anzupassen.
Zugriff für andere Benutzer – Beispiel Steuer
Ein Workflow, den ich nicht mehr missen möchte:
- Wenn ein Dokument mit „Steuer“ getaggt ist
- bekommt meine Frau automatisch Zugriff darauf
Das ist extrem hilfreich, weil sie unsere Steuer macht.
Ich muss nichts weiterleiten, nicht daran denken, nicht suchen.
(Die technische Umsetzung kommt in Teil 7 – Automatisierung.)
Der Moment, in dem sich alles lohnt: Papiervernichter
Heute habe ich nur noch sehr wenige physische Dokumente.
Alles andere:
- wird gescannt
- landet im „Posteingang“
- wird geprüft
- verschwindet im Papiervernichter
Und falls ich mal etwas brauche – die Suche liefert es mir in Sekunden.
Keine Ordner mehr.
Keine dicken Hefter.
Kein „Wo war das nochmal?“.
Nur noch digitale Klarheit.
Fazit
Teil 4 ist der wichtigste Wendepunkt der ganzen Serie.
Hier wird deutlich:
- Du brauchst keine perfekte Struktur
- Paperless-NGX lebt von der Suche
- Korrespondenten sind eine gute Basis
- Tags lieber sparsam einsetzen
- Der „Posteingang“ schafft Übersicht
- Umstrukturieren ist jederzeit extrem einfach
- Das System wird besser, je länger du es nutzt
Und das Beste:
Du sparst Platz, Zeit und Nerven.
Weiterführende Artikel der Serie
- Teil 1: Warum Scannen allein nicht reicht
- Teil 2: Wie Paperless-NGX im Hintergrund arbeitet
- Teil 3: Installation & Setup auf meiner UGREEN-NAS
- Teil 4: Konfiguration & Strukturen – Dieser Artikel
- Teil 5: Papier-Workflow
- Teil 6: E-Mail-Import
- Teil 7: Automatisierung & Workflows
- Teil 8: Backups & Sicherheit
- Teil 9: Praxisbeispiele
- Teil 10: Mein komplettes Setup
- Mein optimiertes docker-compose.yml für Paperless-NGX auf der UGREEN-NAS
- Automatisierungsregeln & Templates – Paperless-NGX Serie
- Paperless GPT – Die perfekte Ergänzung zu Paperless-NGX
- Wartung der Paperless Instanz auf dem UGREEN NAS
Hallo Oliver,
vielen Dank für deine Blogartikel zu Paperless auf dem NAS. Zufälligerweise habe ich genau den gleichen NAS von Ugreen wie du und habe mich deshalb entschieden, deiner Anleitung zu folgen. Die Installation und die grundlegenden Schritte haben bei mir auch sehr gut funktioniert – dafür erst einmal ein großes Dankeschön für diese wirklich tolle und ausführliche Anleitung.
Im Gegensatz zu dir bin ich allerdings kein Developer und habe keinerlei Programmierhintergrund. Genau hier stoße ich leider an meine Grenzen. Viele Details rund um die Konfiguration von Paperless sind für mich nicht ganz einfach nachzuvollziehen, z.B. beim Email-Import, und auch das Thema Updates – insbesondere das gezielte Aktualisieren einzelner Komponenten – stellt mich ehrlich gesagt vor große Rätsel.
Daher meine Frage: Kennst du vielleicht eine App oder eine Lösung, die Paperless für Laien bzw. Nicht-Programmierer besser handhabbar macht und eine intuitivere Bedienung bietet? M.E. richtet sich Paperless aktuell eher an Coder oder Menschen mit programmiernahen Hintergrund.
Ein weiteres Beispiel ist die Scanner-Anbindung: Ich wüsste ehrlich gesagt nicht, wie ich einen Scanner direkt einbinde und die Scans automatisch in Paperless bekomme. Momentan nutze ich eine Scanning-App auf iOS, die bereits speziell für Paperless vorkonfiguriert ist – manuell würde ich das so vermutlich nicht hinbekommen.
Nochmals vielen, vielen Dank für deine großartige Anleitung und den super Überblick. Ich finde das Thema extrem spannend, habe aber an einigen Stellen noch deutliche Verständnis- und Praxisprobleme. Vielleicht hast du ja einen Tipp oder eine Empfehlung.
Danke & viele Grüße
Marc