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Ein Einstieg mit Realität
Kennt ihr das auch? Der Scanner läuft, das NAS ist bereit – und trotzdem stapeln sich Papier-Hefte auf dem Schreibtisch: Garantiebelege, Policen, Rechnungen, Kontoauszüge. Ich hatte genau diesen Moment.
Ich hatte zwar digitalisiert – aber ich wusste noch nicht, wie ich mit dem Papier weiter mache. Papier bleibt, oder Papier weg? Scanner fertig? Oder doch nochmal prüfen?
Heute weiß ich: Es geht nicht nur um Scannen ? Speicher. Es geht um einen ganz konkreten Workflow, der Papier transformiert in digitale Ordnung – und das physische Blatt möglichst schnell eliminiert.
Warum ein klarer Workflow entscheidend ist
Ohne definierten Ablauf wird jede Woche erneut Papierchaos.
Ein raffinierter Workflow sorgt dafür:
- Der Scanner bekommt klare Rolle
- Papier wird nur gehalten, wenn nötig
- Digitale und physische Welt sind verknüpft
- Active Inbox (Dokumente zur Prüfung) statt schwarzes Loch
- Du weißt: „Ich hab’s erledigt – ich muss nichts doppelt tun“
Mein Workflow in der Praxis
Diagramm zur Übersicht
Der Ablauf sieht in Kurzform so aus:
- Eingang – physisch oder digital
- “Behalten oder nicht?” – Entscheiden, ob das Original aufbewahrt wird
- Scannen oder Importieren – Dokument wird digital
- Import in Paperless-NGX
- Tagging/Metadaten – Korrespondent, Dokumententyp, Tags
- “Inbox”-Tag entfernen – wenn alles korrekt ist
- Archivierung – Datei ist durchsucht und auffindbar
- Original vernichten (wenn nicht aufbewahrt werden muss)
Schritt-für-Schritt Anleitung
Schritt 1: Eingang prüfen
Wenn neue Post ankommt oder Papier sich ansammelt:
- Öffne dein System, lege los.
- Direkter Scan oder digitaler Eingang per E-Mail.
- Entscheide sofort: „Brauche ich das Original?“
– Ja ? aufbewahren (z. B. Grundbuch, Fahrzeugbrief)
– Nein ? gleich scannen und dann vernichten.
Schritt 2: Scannen / Importieren
- Scanner (z. B. dein Fujitsu ScanSnap) läuft.
- Die Datei landet im
consume-Ordner von Paperless-NGX. - Sobald importiert: OCR-Verarbeitung übernimmt die Textanalyse.
Schritt 3: Erste Prüfung („Inbox“)
- Nach dem Import erhält das Dokument bei mir automatisch den Tag „Posteingang“.
- Ich öffne Paperless-NGX, schaue die neu importierten Dokumente an:
– Korrespondent stimmt?
– Dokumententyp passt?
– Tags und Benutzerrechte korrekt? - Danach entferne ich den Tag „Posteingang“.
Schritt 4: Ablage & Vernichtung
- Die Datei ist jetzt archiviert, durchsuchbar, mit Metadaten versehen.
- Wenn das Original nicht aufbewahrt werden muss, wandert es ins Papiervernichter.
- So ist wirklich Schluss mit dem Ordnerchaos.
Warum das bei mir funktioniert
- Ich mache nicht viel am Scanner: Er scannt alles, ich prüfe kurz im Inbox.
- Ich vertraue der OCR-Suche: Ich muss nicht wissen, wo etwas liegt.
- Ich setze den „Posteingang“-Tag als aktiven Eingangspunkt.
- Ich sortiere nicht erst Wochenweise – ich erledige sofort.
- Komfort und Einfachheit sorgen dafür, dass ich dran bleibe.
Tipps & Fallstricke
- Scannereinstellungen: Achte auf z. B. 300 dpi, Duplexbetrieb – das sorgt für gute OCR.
- Ordner im NAS: Der
consume-Ordner muss automatisch verarbeitet werden. - Originale auch digitalisieren: Auch wenn du das Papier aufbewahrst – scanne trotzdem.
- Routine einplanen: Jeden Tag oder jede Woche kurz prüfen, wenn viele Dokumente kommen.
- Papiervernichter bereitstellen: Entscheidet man sich zur Vernichtung, sollte ein vernünftiger Schredder da sein – sonst bleibt wieder die Angst.
Fazit
Teil 5 markiert den Moment, wo das System wirklich Alltag wird.
Nicht mehr: „Ich hab’s eingescannt und irgendwo abgelegt.“
Sondern: „Ich weiß: Scan läuft ? Inbox prüfen ? archiviert ? Papier weg.“
Damit entsteht aus einer Sammlung von PDFs ein echtes Dokumentenmanagement-System.
Weiterführende Artikel dieser Serie
- Teil 1: Warum Scannen allein nicht reicht
- Teil 2: Wie Paperless-NGX im Hintergrund arbeitet
- Teil 3: Installation & Setup auf meiner UGREEN-NAS
- Teil 4: Konfiguration & Strukturen
- Teil 5: Papier-Workflow (dieser Artikel)
- Teil 6: E-Mail-Import
- Teil 7: Automatisierung
- Teil 8: Backups & Sicherheit
- Teil 9: Praxisbeispiele
- Teil 10: Mein komplettes Setup