Nachdem Paperless-NGX auf meiner UGREEN-NAS endlich lief, kam der nächste wichtige Schritt:
Wie bringe ich Struktur in das System?
Und vor allem: Wie viel Struktur braucht man überhaupt?

Meine ehrliche Antwort:
Ich habe meine Struktur mehrfach komplett umgeworfen — und das ist völlig normal.
Denn Paperless-NGX arbeitet ganz anders als klassische Ordnersysteme.

Warum Struktur wichtig ist – aber weniger als man denkt

Je mehr ich mit Paperless-NGX gearbeitet habe, desto klarer wurde mir:
Die größte Stärke liegt nicht in Ordnern, Tags oder starren Kategorien, sondern in der OCR-Volltextsuche.

Sobald ein Dokument importiert und verarbeitet wurde, sind z. B.:

• Rechnungsnummern
• Vertragsnummern
• Namen
• Adressen
• Beträge
• Stichwörter
• Firmennamen

in der Suche auffindbar.

Das bedeutet:
Ich muss oft gar nicht wissen, wo ein Dokument liegt — ich finde es einfach über die Suchleiste.

Diese Erkenntnis hat meinen gesamten Umgang mit Paperless-NGX verändert.

Mein Weg zur Struktur: Vom Tag-Chaos zur pragmatischen Lösung

Am Anfang: Ich wollte alles perfekt machen

Ich habe am Anfang jedes Dokument mit vielen Tags versehen:

• Auto
• Haus
• Versicherung
• Steuer
• Energie
• Garantie
• Handwerker
• etc.

Ich war überzeugt: Je genauer, desto besser.

Spoiler: Das war Unsinn.

Die Tag-Liste wurde schnell unübersichtlich und ich habe gemerkt, dass ich mich viel zu sehr mit micromanagement beschäftigte.

Der Wendepunkt: OCR macht 80 % der Arbeit

Der große Vorteil von Paperless-NGX ist die volltextbasierte Suche.
Wenn ich eine bestimmte Abbuchung suche, gebe ich z. B. einfach ein:

„Stadtwerke September 2023 Abschlag“

Und Paperless-NGX zeigt mir das richtige Dokument.
Selbst wenn ich es bei der Ablage komplett falsch getaggt hätte.

Meine heutige Struktur: Korrespondenten zuerst, Tags nur gezielt

Ich habe mich dann für eine viel einfachere Strategie entschieden:

1. Korrespondenten sind die Basis

Ich habe folgende Korrespondent-Gruppen angelegt:

• Banken
• Versicherungen
• Energieversorger
• Haus / Stadt
• Hausverwaltung (für VBR)
• Internet / Telefon
• Amt / Behörde
• Arbeitgeber
• Verträge allgemein
• Händler / Shops
• Handwerker

Je mehr Dokumente ich einsortiert habe, desto besser wurde Paperless-NGX darin, automatisch den richtigen Korrespondenten vorzuschlagen.

Heute trifft das System bei mir rund 80 % der Zuordnungen selbständig.

2. Tags nur für wichtige Dinge

Tags setze ich heute nur noch für:

• Steuer
• Finanzen
• Posteingang (sehr wichtig)
• Archiviert
• Projekte

Insbesondere Posteingang hat meine Arbeitsweise verändert:

Der Tag „Posteingang“

Alle neuen Dokumente — egal ob gescannt oder per E-Mail — bekommen bei mir automatisch diesen Tag.

Vorteile:

1. Ich sehe sofort, was neu ist.
2. Ich prüfe die automatische Zuordnung.
3. Ich ordne Benutzerrechte zu (z. B. Steuer ? auch meine Frau)
4. Danach nehme ich das Tag wieder weg.

Und ab da ist das Dokument „aus den Augen, aus dem Sinn“.
Wenn ich es brauche ? Suche.

Ansonsten ? Papiervernichter.

Warum Änderungen jederzeit möglich sind (und völlig unproblematisch)

Ein wichtiges Feature von Paperless-NGX, das vielen nicht bewusst ist:

Man kann jederzeit umstrukturieren – ohne Aufwand.

Ein Beispiel aus meiner Praxis:

Zuerst hatte ich alle Versicherungen im Korrespondenten „Versicherung“.
Später merkte ich:

Für die Steuer wäre es sinnvoll, bestimmte Versicherungen in eigene Korrespondenten zu verschieben.

Früher wäre das ein Chaos gewesen.
Ordner auf, Dateien sortieren, verschieben, doppelt prüfen …

In Paperless-NGX ging es so:

1. Versicherungsnamen in die Suchleiste eingeben
2. Alle Dokumente anzeigen lassen
3. Gesamte Auswahl markieren
4. Neuem Korrespondenten zuweisen

Zeitbedarf: 1–2 Minuten.

Keine Fehlersuche, kein Durcheinander, kein Stress.

Und genau deshalb sollte man sich am Anfang gar nicht zu sehr verkünsteln.
Paperless-NGX ist flexibel genug, jederzeit Strukturen anzupassen.

Zugriff für andere Benutzer – Beispiel Steuer

Ein Workflow, den ich nicht mehr missen möchte:

• Wenn ein Dokument mit „Steuer“ getaggt ist
• bekommt meine Frau automatisch Zugriff darauf

Das ist extrem hilfreich, weil sie unsere Steuer macht.
Ich muss nichts weiterleiten, nicht daran denken, nicht suchen.

(Die technische Umsetzung kommt in Teil 7 – Automatisierung.)

Der Moment, in dem sich alles lohnt: Papiervernichter

Heute habe ich nur noch sehr wenige physische Dokumente.
Alles andere:

• wird gescannt
• landet im „Posteingang“
• wird geprüft
• verschwindet im Papiervernichter

Und falls ich mal etwas brauche – die Suche liefert es mir in Sekunden.

Keine Ordner mehr.
Keine dicken Hefter.
Kein „Wo war das nochmal?“.

Nur noch digitale Klarheit.

Fazit

Teil 4 ist der wichtigste Wendepunkt der ganzen Serie.
Hier wird deutlich:

• Du brauchst keine perfekte Struktur
• Paperless-NGX lebt von der Suche
• Korrespondenten sind eine gute Basis
• Tags lieber sparsam einsetzen
• Der „Posteingang“ schafft Übersicht
• Umstrukturieren ist jederzeit extrem einfach
• Das System wird besser, je länger du es nutzt

Und das Beste:
Du sparst Platz, Zeit und Nerven.

Weiterführende Artikel der Serie

• Teil 1: Warum Scannen allein nicht reicht
• Teil 2: Wie Paperless-NGX im Hintergrund arbeitet
• Teil 3: Installation & Setup auf meiner UGREEN-NAS
• Teil 4: Konfiguration & Strukturen (dieser Artikel)
• Teil 5: Papier-Workflow
• Teil 6: E-Mail-Import
• Teil 7: Automatisierung
• Teil 8: Backups & Sicherheit
• Teil 9: Praxisbeispiele
• Teil 10: Mein komplettes Setup

Sonderartikel:
?? Mein Docker-Compose für die UGREEN-NAS – vollständig erklärt