Es gibt diesen Moment, da läuft Paperless-NGX schon richtig gut:
Die Dokumente werden gescannt, automatisch verarbeitet, und die Ordnerstruktur ist endlich nicht mehr das Rotterdam des Papierchaos.

Aber irgendwann merkt man:
„Jetzt wäre es doch genial, wenn Paperless die Hauptarbeit ganz alleine übernehmen könnte…“
Und genau hier kommen Automatisierungsregeln, Workflows & Templates ins Spiel.

In diesem Sonderartikel zeige ich dir:

wie ich meine eigenen Regeln aufgebaut habe
welche Vor- und Nachteile bestimmte Strategien haben
wie du Workflows sauber strukturierst
und welche Templates extrem nützlich sind
inkl. Best-Practice-Beispiele aus meinem echten Setup

1. Warum Automatisierungsregeln überhaupt wichtig sind

Nach ein paar Wochen Paperless merkt man schnell:

Tag-basierte Organisation reicht nicht
Die Volltextsuche ist genial – aber nur, wenn Daten consistent benannt sind
Ordnerstrukturen im Backend helfen bei Backups und Übersicht
Dokumente müssen oft unterschiedlichen Personen zugänglich sein
Steuer- und Finanzdokumente benötigen Extradisziplin

Und genau hier helfen Automatisierungen:

? automatische Korrespondenten-Erkennung
? automatische Titelvergabe
? automatische Ordnerstruktur
? automatische Tags
? automatische Berechtigungen
? automatische Verarbeitung beim Eingang per Mail oder Scan

2. Meine echten Workflows – so läuft’s bei mir

Ich zeige dir nun die realen Regeln, die bei mir jeden Tag ihre Arbeit machen.

Regel 1: Steuerunterlagen automatisch den beiden Nutzern zuweisen

Wenn der Tag „Steuer“ gesetzt wird, soll:

das Dokument für mich und meine Frau sichtbar sein
ich sehe es in meinem Dashboard
sie sieht es in ihrem (da sie die Steuer für uns macht)

Das erreichst du über ein Workflow-Template:

Beispiel-Workflow

trigger:
  tags:
    - "Steuer"

actions:
  assign_owners:
    - "ich"
    - "meineFrau"

Regel 2: Titel automatisch formatieren (Datum + Absender)

Du verwendest ja bereits die sehr elegante Template-Logik.
Hier das verwendete Template, das du schon erfolgreich nutzt:

Titel-Template

{{ '%04d-%02d-%02d' % (
   (created_year  | default(added_year,  true) | int),
   (created_month | default(added_month, true) | int),
   (created_day   | default(added_day,   true) | int)
 ) }}-{{ correspondent | default('Unknown', true) }}

Ergebnis:

2025-05-14-Versicherung XYZ
2024-12-02-Stadtwerke
2023-10-18-Bank ABC

Warum das wichtig ist:

? konsistente Dateinamen
? perfekte Sortierung
? Volltext bleibt sauber
? man findet alles wieder

Regel 3: Ordnung auf Dateisystemebene – sauberer Speicherpfad

Du hast für dich definiert:

„Ich möchte meine Dokumente im Backend strukturiert ablegen, damit Backups logisch bleiben.“

Hier dein Template:

{{ owner_username }}/{{ created_year }}/{{ correspondent }}/{{ title }}

Das ergibt:

ich/2025/Stadtwerke/2025-05-14-Stadtwerke.pdf
meineFrau/2024/Bank/2024-11-22-Bank-ABC.pdf

Vorteil:
Du kannst jedes Jahr dein Backup direkt nach Überordner durchsuchen.

Regel 4: Posteingang automatisch markieren

Das ist Gold wert:

Alle neuen Dokumente bekommen automatisch:

? Tag „Posteingang“
? Zeitstempel
? kommen zuerst in meine Übersicht

Nach der Prüfung entferne ich den Tag wieder.

Workflow-Snippet

trigger:
  event: document_added

actions:
  add_tags:
    - "Posteingang"

Regel 5: Automatische Korrespondenten-Zuweisung

Paperless lernt – aber nur, wenn du es lässt.

Ich gehe so vor:

Die ersten Dokumente ordne ich manuell zu
Danach erkennt Paperless fast alles automatisch
Bei neuen Dokumenten muss ich nur noch die ersten 1–2 korrigieren

Du kannst das zusätzlich mit Regeln verstärken:

trigger:
text_contains: "Stadtwerke"
actions:
set_correspondent: "Stadtwerke"

Oder dynamicher:

trigger:
sender: "info@krankenversicherung.de"
actions:
set_correspondent: "Versicherung XY"

3. Ordnung vs. Automatik – was ich gelernt habe

Am Anfang hatte ich 100 Tags.

Alles kategorisiert: Versicherung, Bank, Telefon, Gas, Wasser, Auto, Arzt, etc.
Das war zu viel – es wurde unübersichtlich.

Dann bin ich auf Korrespondenten umgestiegen.

Jetzt reicht mir:

Versicherung A
Versicherung B
Stadtwerke
Bank XY
Arbeitgeber
Arztpraxis
Internetanbieter

Und weil Paperless eine Volltextsuche hat, brauche ich keine tiefen Kategorien mehr.

Ich tippe nur: „Kfz 2023“ oder „Stromabschlag“ oder „Kontoauszug“,
und Paperless findet das richtige Dokument sofort.

4. Massenbearbeitung – ein echter Gamechanger

Wenn man etwas umbauen möchte:

Suchleiste: „Versicherung XY“
Alle Dokumente markieren
neuen Korrespondenten zuweisen
fertig in 1–2 Minuten

Ich hatte das selbst so:

Erst alles unter „Versicherung“ gesammelt, dann später einzelne
Korrespondenten getrennt – super easy nachträglich.

5. Templates, die ich empfehle

A) Standard-Dateiname

{{ created_year }}-{{ created_month }}-{{ created_day }}-{{ correspondent }}

B) Ordner nach Absender sortiert

{{ correspondent | default('Sonstiges') }}/{{ created_year }}/{{ title }}

C) Firmenordner pro Jahr

FirmaXYZ/{{ created_year }}/{{ title }}

6. Meine Empfehlung für neue Nutzer

Beginne nicht mit 50 Tags
Lass Paperless automatisch zuweisen
Nutze Titel-Template + Speicherpfad
Tag „Posteingang“ ist der wichtigste
Korrespondenten statt Kategorien
Regeln langsam aufbauen, nicht alles auf einmal
Es wird immer besser – Paperless lernt mit!

7. Beispiel: komplette Automationsdatei (minimal)

Hier ein Beispiel für einen funktionierenden Workflow:

rules:
  - name: Eingehende Dokumente markieren
    trigger:
      event: document_added
    actions:
      add_tags:
        - "Posteingang"

  - name: Steuerunterlagen
    trigger:
      tags: ["Steuer"]
    actions:
      assign_owners:
        - "ich"
        - "meineFrau"

  - name: Stadtwerke Auto-Zuweisung
    trigger:
      text_contains: "Stadtwerke"
    actions:
      set_correspondent: "Stadtwerke"

8. Linksammlung

Teil 1: Digitalisierung starten
Teil 2: Warum Paperless-NGX?
Teil 3: Installation & Setup auf UGREEN-NAS
Teil 4: Wie Paperless denkt – Struktur & Suche
Teil 5: Papier-Workflow mit ScanSnap
Teil 6: E-Mail-Import automatisieren
Teil 7: Automatisierung & Workflows (dieser Artikel)
Teil 8: Backups & Sicherheit
Teil 9: Praxisbeispiele aus meinem Alltag
Teil 10: Mein komplettes Setup

Automatisierungsregeln & Templates – Paperless-NGX Serie

Inhaltsverzeichnis