Ein kleiner persönlicher Rückblick

Als ich mit dem ganzen Projekt anfing, wollte ich eigentlich nur eines:
Endlich Ordnung schaffen.
Ordner, Hefter, Ablagen – alles sollte digital werden.
Ich dachte, es wäre schnell erledigt. Scanner anwerfen, PDFs speichern, fertig.

Heute weiß ich:
Es braucht nicht nur Software, sondern auch das richtige Setup, die passende Hardware – und einen Workflow, der wirklich funktioniert.
Und genau dieses Gesamtpaket möchte ich euch hier zeigen.

Willkommen zu Teil 10 – meinem kompletten Setup.

Meine eingesetzte Hardware

Hier nun die Geräte, die ich täglich nutze und die sich für meinen Workflow bewährt haben.
(Das sind genau die Produkte, die du mir verlinkt hast.)

1. Scanner – Fujitsu ScanSnap (mein Arbeitstier)

Link: https://amzn.to/4p266iS

Der ScanSnap ist für mich das Herzstück meines papierlosen Workflows.
Warum?

• extrem schnell
• Duplex-Scan
• zieht selbst alte oder leicht geknickte Dokumente sauber ein
• speichert automatisch ins richtige Verzeichnis
• und funktioniert einfach zuverlässig

Er frisst Stapel von Blättern weg, die ich früher auf Wochen geschoben hätte.

2. NAS – Meine UGREEN-NAS (Paperless-NGX läuft darauf)

Link: https://amzn.to/4aefnPY

Meine UGREEN-NAS ist das Zuhause von Paperless-NGX.
Warum genau diese?

• stromsparend
• leise
• Docker läuft stabil
• genug Power für OCR
• ideal für Dauerbetrieb
• perfekte Größe für Private-Cloud & DMS

Ohne die NAS als zentralen Baustein wäre Paperless-NGX nicht so komfortabel nutzbar.

3. Papiervernichter – Der letzte Schritt im Workflow

Link: https://amzn.to/43LxHvZ

Klingt banal, aber:
Ein guter Papiervernichter ist absolut entscheidend für das echte papierlose Büro.

Denn sobald ein Dokument eingescannt, geprüft und archiviert ist, landet es bei mir meist direkt im Schredder.
Der hier läuft zuverlässig, blockiert nicht bei etwas dickerem Papier und ist angenehm leise.

Damit wird Papier nicht nur digitalisiert – sondern auch wirklich beseitigt.

Mein technisches Setup im Überblick

Software & Dienste

• Paperless-NGX (Docker)
• PostgreSQL als Datenbank
• Redis für schnelle Verarbeitung
• OCR-Engine (Tesseract) integriert
• E-Mail-Import und automatische Regeln

NAS-Ordnerstruktur (wie in Teil 3 beschrieben)

/volume1/docker/paperless/
   consume/
   media/
   data/
   redisdata/
   database/
   export/

Damit ist alles sauber voneinander getrennt:

• Eingang (consume)
• Archiv (media)
• App-Daten (data)
• Datenbank (database)
• Cache (redisdata)
• Export (export)

Meine wichtigsten Automatisierungen (aus Teil 7)

• Tag „Steuer“ ? Zugriff für meine Frau
• Automatischer Titel:
  YYYY-MM-DD-Korrespondent
• Automatischer Speicherpfad:
  Benutzer/Jahr/Korrespondent/Titel
• Posteingang-Tag als zentrale Arbeitsfläche
• automatische E-Mail-Verarbeitung

Backup & Sicherheit (Teil 8)

• tägliches NAS-Backup
• externe USB-SSD
• nächtliche Cloud-Synchronisation (verschlüsselt)
• monatlicher Export über document_exporter
• Test der Wiederherstellung einmal pro Jahr

So sieht der Alltag damit aus

1. Brief kommt ? in den ScanSnap
2. PDF landet automatisch auf der NAS
3. Paperless-NGX erkennt Korrespondent & Dokumententyp
4. Tag „Posteingang“ ? kurze Prüfung
5. Rechte setzen (z. B. für Steuer)
6. Papier ? Schredder
7. Fertig

E-Mails laufen genauso: Betreff oder Absender erkennen ? Regel greift ? importiert ? geprüft ? abgelegt.

Warum dieses Setup für mich perfekt ist

• ein System für alles
• doppelte & dreifache Backups
• Hardware, die zuverlässig läuft
• kein Overkill, alles schlank gehalten
• Scanner, NAS, Schredder – mehr braucht es nicht
• digitale Dokumente in Sekunden auffindbar

Vom Papierstapel zum komplett digitalen Archiv – ohne Stress.

Fazit der gesamten Serie

Mit Paperless-NGX habe ich heute ein System, das:

• automatisch importiert
• automatisch klassifiziert
• automatisch organisiert
• sicher gesichert wird
• und einfach im Alltag funktioniert

Das Wichtigste:
Ich habe endlich Ruhe im Kopf, weil ich weiß, dass alles strukturiert, gefunden und gesichert ist.

Diese Serie hat gezeigt:

Installation ? Struktur ? Workflow ? E-Mail ? Automatisierung ? Backup ? Praxis ? Setup

Ein kompletter Weg vom Papier zum digitalen Büro.

Danke, dass du die ganze Serie begleitet hast!

Weiterführende Artikel dieser Serie

• Teil 1: Warum Scannen allein nicht reicht
• Teil 2: Wie Paperless-NGX im Hintergrund arbeitet
• Teil 3: Installation & Setup auf meiner UGREEN-NAS
• Teil 4: Konfiguration & Strukturen
• Teil 5: Papier-Workflow
• Teil 6: E-Mail-Import
• Teil 7: Automatisierung & Workflows
• Teil 8: Backups & Sicherheit
• Teil 9: Praxisbeispiele
• Teil 10: Mein komplettes Setup (dieser Artikel)

Sonderartikel:
?? Mein Docker-Compose für die UGREEN-NAS – vollständig erklärt