Automatisierung & Workflows – Paperless-NGX Serie – Teil 7

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Ein Einstieg mit persönlicher Note

Kennt ihr noch das Gefühl: „Ich habe das Dokument eingescannt, aber ich müsste jetzt noch umbenennen, taggen, Benutzerrechte setzen – und eigentlich wollte ich das einfach nur ablegen.“ Auch mir ging es so.
Doch irgendwann kam der Moment, an dem ich mir dachte: „Warum nicht automatisieren?“
Heute erzähle ich euch, wie ich das gemacht habe – und wie viel Ruhe das gebracht hat.

Warum Automatisierung der nächste Schritt ist

Installation? Check. Struktur? Check. Papier-Workflow? Check.
Jetzt geht es darum: Weniger Klicks, mehr Automatik.
Wenn das System selbständig Dokumente klassifiziert, Benutzerrechte setzt, Titel und Speicherpfad generiert – dann ist es wirklich ein Dokumentenmanagement und kein Ordner-Chaos mehr.

Meine Kernautomatisierungen

1. Tag „Steuer“ ? Zugriff meiner Frau

Wenn ein Dokument das Tag „Steuer“ bekommt, dann:

  • Zugriffsrechte werden automatisch so gesetzt, dass meine Frau Zugriff erhält.
  • So wird garantiert, dass gemeinsame Steuerunterlagen für uns beide verfügbar sind.

2. Dynamische Titelvergabe

Beim Änderungsfall setzt das System automatisch den Titel nach Vorlage:

{{ '%04d-%02d-%02d' % (
   (created_year  | default(added_year,  true) | int),
   (created_month | default(added_month, true) | int),
   (created_day   | default(added_day,   true) | int)
) }}-{{ correspondent | default('Unknown', true) }}

Beispiel: 2025-11-22-MusterVersicherung
Damit sind Datum + Korrespondent im Titel – sofort nachvollziehbar.

3. Automatischer Speicherpfad

Auch die Ablage wird automatisiert:

{{ owner_username }}/{{ created_year }}/{{ correspondent }}/{{ title }}

– owner_username = z. B. „ich“ oder „meineFrau“
– created_year = Jahr der Erstellung
– correspondent = z. B. „Versicherung XYZ“
– title = siehe obige Vorlage

Beispiel: frau/2024/VersicherungXYZ/2024-05-12-VersicherungXYZ

Damit weiß ich sofort: Wer, Jahr, Anbieter, Titel.

4. Massenbearbeitung bei Umstrukturierung

Ich musste meine Struktur mehrfach ändern. Doch das war dank Paperless-NGX kein Problem:

  • In der Suchleiste den Anbieter eingegeben
  • Alle passenden Dokumente markiert
  • Neuer Korrespondent zugewiesen
  • Fertig in 1-2 Minuten

Man muss keine Angst vor falscher Struktur haben – man kann jederzeit automatisiert umbauen.

Wie setze ich das technisch um? (Kurzüberblick)

  • In Paperless-NGX unter Automations/Rules neue Regel definieren:
    – Wenn Tag = „Steuer“ ? setze Benutzerrechte = „meineFrau“
    – Wenn Dokument geändert ? setze Titel nach Vorlage
    – Beim Import ? setzte Pfad nach Vorlage
  • Optional: Webhook oder Script zur Erweiterung, z. B. mit KI-Klasse

Wir gehen in einem späteren Zusatzartikel tiefer auf Skripte, Templates und KI ein.

Best Practices & Stolperfallen

  • Keep it simple am Anfang: Eine oder zwei Regeln bringen viel.
  • Testlauf machen: Regel mit wenigen Dokumenten testen, bevor man sie endgültig aktiviert.
  • Backup vor Änderungen: Wenn Pfade oder Titel geändert werden, vorher sichern.
  • Konsistenz bewahren: Regeln sollten sauber dokumentiert sein, damit sie später nachvollziehbar sind.
  • Keine Angst vor Umbauten: Ein gutes System erlaubt Änderungen ohne großen Aufwand.

Warum es das System wirklich lebendig macht

Automatisierung bedeutet: Du musst weniger über Ablage nachdenken.
Wenn dein System:

  • Dokumente selbständig erkennt
  • Titel automatisch setzt
  • Pfad automatisch generiert
  • Benutzerrechte vergibt

… dann bleibt Zeit für Dinge, die wirklich wichtig sind.
Und das Ziel eines papierlosen Büros rückt näher.

Fazit

Teil 7 macht dein digitales Archiv automatisiert, smart und wartungsarm.
Wenn Installation, Struktur und Workflow laufen, dann kommen Automatisierung und damit der wirkliche Schritt in Richtung papierloses Büro.

Im nächsten Teil (Teil 8 – Backups & Sicherheit) kümmern wir uns darum, wie das Archiv sicher und dauerhaft bleibt.

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