Direkt auf die NAS scannen – RICOH ScanSnap iX1600

Der Einstieg: Ein Scanner, der endlich ohne PC auskommt

Kennt ihr das auch? Man möchte nur ein paar Dokumente digitalisieren, aber der PC ist aus, das Notebook liegt gerade nicht griffbereit, und das Handy müsste man erst suchen. Genau diese kleinen Alltagssituationen haben mich irgendwann gestört. Scannen sollte etwas sein, das man kurz nebenbei erledigt – ohne Vorbereitung, ohne verbundenes Gerät.

Also habe ich nach einer Lösung gesucht, die unabhängig arbeitet. Ein Scanner, der einfach eingeschaltet wird, den Stapel übernimmt und die fertige Datei direkt auf meiner NAS speichert. Ohne App, ohne Softwarestart, ohne Umwege.

Der RICOH ScanSnap iX1600 ist genau dieses Gerät. Er arbeitet eigenständig, lässt sich per Touch-Display bedienen und legt Dokumente direkt dahin ab, wo sie hingehören. So wird Scannen von einer kleinen Aufgabe zu einem Handgriff zwischendurch.

Damit man ein Gefühl bekommt, was das Gerät technisch bietet, hier die wichtigsten Punkte:

• Bis zu 40 Seiten pro Minute (duplex)
• Automatischer Einzug für bis zu 50 Blatt
• Farb-Touch-Display zur Auswahl von Profilen
• WLAN oder USB
• Direkte Speicherung in Netzwerkordner (NAS)
• Automatische Erkennung unterschiedlicher Papiergrößen
• Duplex in einem Durchlauf
• OCR-Unterstützung über die ScanSnap-Software

Genau diese Kombination macht den iX1600 im Alltag so praktisch.

Die Bedienung im Alltag: Scannen direkt auf die NAS

Sobald der Scanner eingerichtet ist, läuft der gesamte Vorgang schnell und unkompliziert ab. Gerät einschalten, Papier einlegen, Profil antippen – und der Rest passiert automatisch. Die fertige Datei landet im richtigen NAS-Ordner, ohne dass man ein anderes Gerät anfassen muss.

Das Touch-Display spielt dabei eine zentrale Rolle. Jeder Nutzer bekommt ein eigenes Profil, das mit einem Fingertipp ausgewählt wird. So ist sofort klar, wohin gescannt wird, und man spart sich das Umstellen der Zielordner über Computer oder Smartphone. In einem Mehrpersonen-Office ist das sehr hilfreich, weil jeder genau dort arbeitet, wo er seine Dokumente später findet.

Der größte Vorteil ist jedoch die völlige Geräteunabhängigkeit. Es ist nicht mehr nötig, einen PC zu starten oder das Handy zu verbinden, um schnell etwas einzuscannen. Gerade bei größeren Mengen spart das enorm Zeit. Man stapelt alle Dokumente, drückt auf Start – und hat wenige Minuten später strukturierte PDFs im Netzwerk.

Auch Mischstapel funktionieren problemlos: A4, A5, Belege, Umschläge und kleine Zettel – alles geht durch, ohne dass man vorher sortieren muss. Die ScanSnap-Reihe hat das schon immer gut beherrscht, aber beim iX1600 geht es deutlich schneller und stabiler.

Dieser einfache, eigenständige Workflow sorgt dafür, dass ich Scans nicht mehr aufschiebe. Es ist eine kurze Bewegung zwischendurch, die den gesamten Umgang mit Papier erleichtert.

Praxisbeispiele aus meinem Alltag

Rechnungen sind ein klassischer Fall. Früher musste ich erst Software starten und die passende Ablage wählen. Heute lege ich die Rechnung ein, wähle mein Profil, und weiter geht es. Die Datei liegt danach direkt im entsprechenden Ordner auf der NAS.

Mehrpersonen-Szenarien sind ein weiterer Punkt, bei dem der iX1600 überzeugt. Jeder hat sein eigenes Profil – privater Ordner, Teamordner, gemeinsamer Familienbereich. Das Umschalten dauert nur Sekunden und sorgt dafür, dass die Dokumente später dort auftauchen, wo sie erwartet werden.

Auch größere Stapel lassen sich ohne Vorbereitung verarbeiten. Alles, was sich über Tage oder Wochen ansammelt, landet einfach nacheinander im Einzug. Der Scanner erkennt die unterschiedlichen Formate automatisch und erzeugt ein geordnetes Dokument, das nur noch abgelegt oder weiterverarbeitet werden muss.

Besprechungsunterlagen sind ebenfalls schnell digitalisiert. Ausdrucke, Notizen und Protokolle gehen direkt in den gemeinsamen NAS-Bereich und stehen so für alle Beteiligten zur Verfügung. Das spart Zeit, Wege und Rückfragen.

Diese vielfältigen Anwendungsfälle haben dazu geführt, dass der iX1600 heute ein fester Bestandteil meines Alltags ist. Scannen ist damit kein eigener Prozess mehr, sondern ein kurzer Schritt im Vorbeigehen.

Meine Scanner-Geschichte und wie sich meine Anforderungen entwickelt haben

Meine Reise mit der ScanSnap-Reihe begann 2013 mit dem Fujitsu ScanSnap S1300i. Damals ging es vor allem darum, mehrere Papiere hintereinander scannen zu können – idealerweise auch unterschiedliche Größen in einem Stapel. Der S1300i war dafür perfekt geeignet und hat mir viele Jahre gute Dienste geleistet.

Als die Menge an Dokumenten wuchs, folgte 2018 der iX500. Er war schneller, konnte per WLAN arbeiten und machte das Scannen auf unterschiedliche Geräte wie Laptop, Smartphone oder Tablet einfacher. Er war mein „Arbeitstier“, das den Schritt in eine intensivere digitale Ablage möglich gemacht hat.

Der entscheidende Wandel kam 2025 mit dem RICOH ScanSnap iX1600. Hier ging es mir nicht mehr nur um Geschwindigkeit oder Gerätevielfalt, sondern um echte Unabhängigkeit. Ich wollte scannen, ohne erst Technik einschalten zu müssen – direkt auf die NAS, mit klaren Profilen und einer Bedienung, die selbst für andere Personen sofort verständlich ist.

In diesem Zusammenhang lohnt sich ein kurzer Blick auf die Markenentwicklung. Die ScanSnap-Serie wurde über viele Jahre von Fujitsu hergestellt und später strategisch an Ricoh übergeben. Die Entwicklungsteams sind jedoch im Kern die gleichen geblieben, und die Serie wurde technisch konsequent weitergeführt. Für mich als langjährigen Nutzer fühlt sich der iX1600 daher nicht wie ein Bruch an, sondern wie der nächste logische Schritt einer bekannten Produktlinie.

Fazit

Der RICOH ScanSnap iX1600 ist für mich der erste Scanner, der wirklich eigenständig arbeitet. Die Möglichkeit, Dokumente ohne eingeschalteten PC direkt auf die NAS zu scannen, hat meinen Workflow deutlich vereinfacht. Von der einfachen Stapelverarbeitung über Scans auf unterschiedliche Geräte bis hin zur autonomen NAS-Nutzung: Jede Entwicklungsstufe der ScanSnap-Reihe hat meine Anforderungen besser erfüllt. Der iX1600 ist dabei der Punkt, an dem Scannen zu einer Sache von Sekunden geworden ist – effizient, klar und ohne Umwege.